En typisk udbudsproces i BIF - trin for trin

En virksomhed kan blive leverandør ved at kvalificere sig, når vi sender indsatser i udbud. I den faglige indkøbs- og leverandørenhed starter arbejdet længe før selve udbud. I BIF's udbudsplan kan du se en oversigt over de forventede udbud de kommende år. Her kan du tjekke, om vi planlægger at udbyde indsatser inden for netop dit område, og hvornår det forventeligt sker.

Hvert udbud forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, som årligt får et samlet overblik over kommende udbud. Udvalget beslutter, hvilke områder der skal varetages af eksterne leverandører, og hvilke der skal håndteres internt i Jobcenter København – herunder via in-house aftaler med andre forvaltninger i kommunen. Udvalget fastlægger også de overordnede rammer for udbuddet. Et planlagt udbud bliver derfor ofte behandlet politisk flere gange, før opgaven sendes i udbud. Du kan finde de politiske behandlinger af udbudssager her: Politisk behandling af sager om fagligt indkøb.

Forberedelserne og selve udbudsprocessen kan strække sig over lang tid. BIF's ressortområde er stærkt reguleret og påvirkes løbende af reformer, som ændrer indsatsbehov og -strategi. Dertil kommer, at udbudsprocessen er omfattende og reguleret af udbudsloven. Loven sikrer gennemsigtighed og ligebehandling, men gør samtidig processerne komplekse.

BIF gennemfører en markedsanalyse før et udbud og starter derefter dialogen med virksomhederne. Markedsdialogen tilfører stor værdi og giver en bedre aftale for både BIF og leverandøren. Markedsdialogen kan strække sig over kortere eller længere tid afhængigt af den udbudte opgave.

Som led i markedsdialogen afholder vi ofte bilaterale møder, fællesmøder eller workshops med centrale aktører, brancheforeninger og interesseorganisationer. Vi kan også indhente viden fra relevante myndigheder om rammebetingelser eller hente inspiration fra andre kommuner – fx om fagligt indhold eller udbuds- og kontraktdesign.

Vi sender som regel udkast til dele af udbudsmaterialet i markedshøring én eller flere gange. Her kan alle interesserede virksomheder og øvrige aktører give input til materialet. Markedsdialogen giver samtidig markedet mulighed for at pege på uhensigtsmæssigheder i materialet. Vi opfordrer derfor alle interesserede virksomheder til at deltage aktivt. 

Forvaltningen sikrer offentlighed og gennemsigtighed omkring alle aktiviteter i markedsdialogen. Du kan derfor altid finde relevante akter på denne hjemmeside – fx mødereferater, præsentationer, anonymiserede spørgsmål/svar eller udkast til udbudsmateriale.

BIF offentliggør formelt et udbud ved at gøre udbudsmaterialet tilgængeligt via Mercell Sourcing Service. Du kan læse mere om Mercell her: Mercell.

Udbudsbetingelserne angiver bl.a., om udbuddet gennemføres som et offentligt eller begrænset udbud. I et offentligt udbud, kan alle virksomheder afgive tilbud på opgaven. Virksomheder skal dog opfylde egnethedskriterier for at få deres tilbud evalueret. Hvis udbuddet er begrænset, skal virksomhederne først opfylde egnethedskriterierne og gennemgå en prækvalifikationsproces. Kun prækvalificerede virksomheder kan afgive tilbud.

Udbudsmaterialet beskriver, hvilke indsatser på BIF's ressortområde, der udbydes, samt hvilke krav tilbudsgiver skal opfylde. Dertil vil udbudsmaterielet også indeholde de tildelings- og underkriterier som BIF lægger vægt på i vurderingen af et tilbud (fx pris og kvalitet).

I visse tilfælde afholder BIF orienteringsmøde inden offentliggørelse af et udbud. 

Vi anbefaler, at du under udbudsperioden sætter dig grundigt ind i udbudsmaterialet og de tekniske procedurer. Du skal hertil udfylde løsningsbeskrivelsen med en beskrivelse af dit konkrete tilbud og øvrige dokumentationskrav. Perioden fra offentliggørelse af udbudsmateriale til ansøgnings- eller tilbudsfrist varer typisk 30-40 dage. Indtil cirka midtvejs kan du stille spørgsmål til udbuddet. Vi anonymiserer alle spørgsmål, og du kan løbende se vores besvarelser i Mercell Sourcing Service.

Hvis udbuddet er et begrænset udbud, får du – hvis du bliver prækvalificeret – yderligere 30-40 dage til at afgive tilbud. Indtil cirka midtvejs i denne periode kan du også stille spørgsmål til udbuddet.

BIF evaluerer de indkomne tilbud efter modtagelsen. BIF udbyder komplekse sociale tjenesteydelser, hvorfor tildelingskriteriet som regel er det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Evalueringen tager typisk 1-3 måneder.

Vi beregner den enkelte virksomheds karakter ud fra den kvalitative besvarelse i tilbuddet samt de tilbudte priser. Karakteren er vægtet ud fra de angivne tildelings- og underkriterier i udbudsmaterialet. Alle konditionsmæssige tilbud listes i rækkefølge fra højest til lavest karakter. Ud fra højeste karakter finder vi, hvilke virksomheder der tildeles rammeaftale(r) og dermed bliver leverandører. Antallet af leverandører fremgår altid af udbudsmaterialet.

Du kan læse mere om vores nuværende samarbejdspartnere og deres rammeaftaler her: Samarbejdspartnere.

BIF sender afgørelse til alle deltagende virksomheder om, hvorvidt de tildeles en rammeaftale. Hvis din virksomhed tildeles en rammeaftale, kan du og BIF – tidligst efter en stand-still-periode på 10 dage – underskrive rammeaftalen.

BIF og din virksomhed påbegynder herefter implementering af rammeaftalen. Implementeringen indebærer typisk opstartsmøder med Jobcenter København, forventningsafstemning og aftaler om det fremadrettede samarbejde. Vi sikrer ligeledes teknisk og faglig implementering, så alle parter kan visitere borgere under rammeaftalen. Implementeringen omfatter bl.a. oprettelse i Jobcenter Københavns fagsystem og i ordrestyringssystemet Leverandørplatformen, som alle leverandører skal anvende. Du kan læse mere om Leverandørplatformen her: Leverandørplatformen. 

BIF indgår som udgangspunkt rammeaftaler med en varighed på fire år.

Jobcenter København samarbejder tæt med leverandørerne om kontraktens udførelse, da erfaring viser, at det giver bedst kvalitet og effektivitet i borgernes forløb. Vi etablerer ved kontraktens start en fælles samarbejdsorganisation, der understøtter samarbejdet.

Som leverandør får du faste kontaktpersoner på ledelses- og driftsniveau i Jobcenter København. Du får desuden tilknyttet en Contract Manager fra leverandørteamet i Kontor for Jura og Udbud i BIF's centralforvaltning.