En typisk udbudsproces i BIF - trin for trin

En virksomhed kan blive leverandør ved at kvalificere sig, når vi sender tjenesteydelser(ne) i EU-udbud. I den faglige indkøbs- og leverandørenhed starter arbejdet med udbuddet lang tid før, det sendes i udbud. Derfor vil du i BIFs udbudsplan, kunne se en oversigt over BIFs forventede planlagte udbud de kommende år. Her kan du se, om vi planlægger at udbyde din virksomheds indsatser inden for de opgaver hhv. (del-)målgruppeområde og hvornår vi forventer at gøre det. 

Det enkelte udbud bliver først forelagt beskæftigelses- og integrationsudvalget i Københavns Kommune, som årligt får et overblik over kommende udbud (udbudsplan).

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget beslutter i den sammenhæng, hvilke (del-)område(r) inden for de primære indsatser til ledige borgere  - som via udbud - skal varetages af eksterne leverandører, og hvilke dele der skal varetages af internt af Jobcenter København, herunder via in-house aftaler med øvrige forvaltninger I Københavns Kommune. 

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget beslutter ligeledes de overordnede rammer for det enkelte udbuds gennemførelse. Det betyder, at et planlagt udbud typisk behandles politisk af en eller flere omgange, før en opgave sendes i udbud. Politiske udvalgsbehandlinger af udbudssager mv. kan findes her. 

Forberedelserne og selve udbudsprocessen i BIF kan derfor strække sig over en længere periode. BIFs ressortområde er desuden meget reguleret og ofte omfattet af større og mindre reformer, som påvirker indsatsbehovet og tilrettelæggelsen af indsatserne til ledige borgere og dermed BIFs indsats- og udbudsstrategi på de enkelte delområder. Hertil kommer at gennemførelse af udbuddene er en omfattende og kompliceret procedure, som er reguleret af udbudsloven. Loven sikrer gennemsigtighed og ligebehandling men betyder også at processerne kan opfattes som omfattende.

Fagligt indkøb i BIF gennemfører en markedsanalyse forud for et udbud, og starter efterfølgende en dialog med virksomhederne på markedet. 

Som led i dialog med markedet gennemfører vi en eller flere aktiviteter. Det kan fx være at afholde bilaterale eller fællesmøder med centrale aktører, relevante brancheforeninger og interesseorganisationer, herunder indhente viden fra relevante myndigheder om rammebetingelser. Det kan også være at indhente inspiration fra andre kommuner – fx ift. det fagfaglige indhold eller udbuds- og kontraktdesign. 

Vi vil oftest af en eller flere omgange sende udkast til dele af udbudsmaterialet i markedshøring. Her har alle interesserede virksomheder og øvrige interessenter mulighed for at give deres input til de foreløbige dele af udbudsmaterialet. 

Markedsdialogen og markedshøringen tilfører betydelig værdi til mange aspekter af et udbud og fører til en bedre aftale for både BIF (kunden/ordregiver) og ultimativt leverandøren (Tilbudsgiver). Markedsdialogen giver også mulighed for at markedet kan påpege uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet. BIF opfordrer derfor alle interesserede virksomheder til at deltage aktivt i dialogen omkring kommende udbud. En markedsdialog kan strække sig over en kortere eller længere periode afhængig af den udbudte opgave. 

Forvaltningen har en vid ramme af offentlighed omkring alle dialoger og aktiviteter med markedet for at sikre gennemsigtighed. Du vil derfor altid kunne finde alle relevante akter angående processen her på bif-indkoeb.kk.dk. Det kan fx være referater af møder, præsentationer, anonymiserede svar på spørgsmål til udbuddet eller udkast til udbudsmaterialet mv. 

Når BIF formelt offentliggør et udbud, bliver udbudsmaterialet gjort tilgængeligt via BIFs anvendte system til formålet - Mercell Udbudsplatform. Du kan læse mere om brugen af Mercell her.

I udbudsbetingelser vil bl.a. fremgå, om udbuddet gennemføres som fx et offentligt eller begrænset udbud.

Er det fx et offentligt udbud kan alle virksomheder give et tilbud på opgaven. En virksomhed skal stadig opfylde egnethedskriterier for at have afgivet et konditionelt tilbud, der kan blive evalueret af ordregiver. 

Er der fx tale om et begrænset udbud, skal virksomheden, ud over at opfylde egnethedskriterier i udbudsbetingelserne, også igennem en prækvalifikationsproces. Det er kun de prækvalificerede virksomheder, der får mulighed for at afgive endeligt tilbud.

Af udbudsmaterialet vil fremgå oplysninger om, hvilke tjenesteydelser på BIFs ressortområde, der udbydes, og hvilke krav der følger med til den løsning, som tilbudsgiver skal byde ind med. Der vil også fremgå tildelingskriterier og de underkriterie(r), som BIF vægter i vurderingen af tildeling af kontrakt(er) (fx pris, kvalitet m.v.).

I visse tilfælde afholdes orienteringsmøde inden offentliggørelse af et udbud. 

Under udbudsperioden anbefaler vi, at du sætter dig grundigt ind i udbudsmaterialet og de tekniske procedurer samt udfylder tilbudsskemaerne med en beskrivelse af dit konkrete tilbud og øvrige dokumentationskrav. Perioden fra offentliggørelse af udbudsmateriale til ansøgnings- eller tilbudsfrist varer typisk mellem 30- 40 dage, og indtil cirka midtvejs har du mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål bliver anonymiseret, og du kan løbende se vores besvarelser i Mercell Udbudsplatform. 

Hvis der er tale om et begrænset udbud vil du efter ansøgningsfristen – såfremt du bliver prækvalificeret – få yderligere 30-40 dage til at afgive tilbud. I denne periode vil du også indtil cirka midtvejs få mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet. 

Efter modtagelse af de indkomne tilbud, vil vi evaluere det enkelte tilbud. Da BIF udbyder komplekse sociale tjenesteydelser, er tildelingskriteriet som regel det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det tager som regel 1-3 måneder at gennemføre evaluering. Den enkelte virksomheds tilbud resulterer i en karakter, som vi betegner som en score. Scoren bliver beregnet på baggrund af virksomhedens besvarelser i tilbuddet, fordelt på de vægtede tilbudskriterier, jf. de opstillede i udbudsbetingelserne. Alle konditionsmæssige tilbud, listes i rækkefølge efter deres score fra højest til lavest. Ud fra højeste score finder vi hvilke virksomheder, der tildeles rammeaftale(r) og bliver leverandører. Antallet af virksomheder, der kan blive leverandør på aftalen, vil altid være defineret i udbudsmaterialet. Læs mere om vores nuværende samarbejdspartnere og deres rammeaftaler.

Alle deltagende virksomheder modtager en afgørelse om, hvorvidt deres virksomhed tildeles en rammeaftale eller ej. Hvis din virksomhed har kvalificeret sig til en rammeaftale, vil du og BIF – tidligst efter en stand-still periode på 10 dage fra afgørelsen – kunne underskrive en rammeaftale. 

Herefter vil BIF og din virksomhed påbegynde konkret implementering af rammeaftalen. I denne fase vil vi bl.a. sørge for teknisk og faglig implementering for gøre alle parter klar til at visitere borgere, dvs. foretage køb under rammeaftalen. Det indebærer bl.a. oprettelse i Jobcenter Københavns fagsystem og i ordrestyringssystemet Leverandørplatformen, som alle vores leverandører er forpligtet til at anvende. Du kan læse mere om leverandørplatformen her.

Derudover vil implementeringen typisk indebære opstartsmøder med Jobcenter København, forventningsafstemning og aftaler omkring det fremadrettede samarbejde.

Vores rammeaftaler indgås som udgangspunkt med en varighed på fire år.

Jobcenter København samarbejder i tæt partnerskab med vores leverandører om udførelsen af kontrakten, da vores erfaringer er, at det giver den bedste kvalitet og effektivitet i vores ledige borgeres forløb. Der vil ved kontraktens opstart blive etableret en fælles samarbejdsorganisation, der understøtter dette. 

Som leverandør får du faste kontaktpersoner på ledelses- og driftsniveau i Jobcenter København, og du får tilknyttet en Contract Manager fra leverandørteamet i Kontor for Jura og Udbud i BIFs centralforvaltning.