7 gode råd: Sådan bliver du leverandør

Det er ærgerligt at blive fravalgt på grund af fejl eller misforståelser i dit tilbudsmateriale. Vi anbefaler, at du sætter dig grundigt ind i udbudsreglerne. Det kan du fx gøre på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. Her findes vejledninger mv. 

For at have de bedste forudsætninger for at give et tilbud er det også væsentligt, at din virksomhed (løbende) er up-to-date på de lovgivningsmæssige rammer for driften af de indsatser vi udbyder under vores relevante lovgivninger. Det gælder bl.a. lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, lov om integration af udlændinge i Danmark, samt lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. 

For at give et egnet tilbud og et tilbud, der har et godt forhold mellem kvalitet og pris, er det vigtigt at sætte sig grundigt ind i udbudsmaterialerne, herunder forstå opgaven og kontraktens karakter. Det er derfor også vigtigt at stille evt. opklarende spørgsmål til udbudsmaterialet i udbudsprocessen. 

Hvis du ikke tidligere har leveret beskæftigelses-, uddannelses-, eller integrationsrettede indsatser til Jobcenter København, anbefaler vi, at du sætter dig særligt grundigt ind i, hvad et samarbejde med BIF typisk omfatter. Dette vil give dig de bedste forudsætninger for at afgive et godt tilbud og undgå ”overraskelser” i den efterfølgende drift. Under aftaler kan du se eksempler på nuværende og tidligere rammeaftaler (udbudsmaterialer) til forskellige (del)målgrupper. 

Læs mere om Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen og Jobcenter Københavns organisation mv.

Alle virksomheder og organisationer kan byde på et udbud. Du skal dog typisk opfylde nogle egnethedskriterier. Vi fastsætter kriterierne på et niveau, så flest mulige virksomheder kan deltage i konkurrencen.

Du bliver kun leverandør, hvis din virksomheds tilbud er det bedste eller blandt de bedste – afhængigt af hvor mange kontrakter, der skal tildeles i den pågældende udbudsproces. 

For at give dig de bedst mulige forudsætninger for at komme med et godt tilbud, anbefaler vi, at du deltager aktivt i markedsdialogen. Markedsdialogen foregår under forberedelserne af udbuddet og kan bestå af fx bilaterale møder, informationsmøder, dialogmøder og høringsprocesser. Her kan interesserede aktører stille spørgsmål, kommentere på udkast til materialet samt påpege fejl eller uhensigtsmæssigheder i materialet. På den måde kan vi (gen)overveje vores valg og eventuelt rette materialet, inden vi sender opgaven i udbud. 

Aktiv deltagelse giver dig et bedre udgangspunkt for at skrive dit tilbud. Samtidig giver det os alle bedre forudsætninger for et godt samarbejde om indsatsen til borgerne efter udbuddet.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen gennemfører løbende lovpligtige udbud af beskæftigelses-, uddannelses-, og integrationsrettede indsatser. Vi udbyder kun indsatser, hvis Jobcenter København har behov for dem.

Når vi indgår rammeaftaler med leverandører, arbejder Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen loyalt for at sikre, at vi systematisk indkøber indsatser til borgerne over de indgåede rammeaftaler. Hvis der opstår nye behov under aftaleperioden, optager vi så vidt muligt nye tilbud gennem ændringer i den eksisterende rammeaftale. 

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indgår altid ikke-eksklusive rammeaftaler. Det betyder, at vi kan indgå supplerende aftaler inden for samme målgruppe eller opgave, hvis der er behov herfor - enten via nye udbud eller via mindre aftaler under tærskelværdien i udbudsloven.

Alle beskæftigelses-, uddannelses-, og integrationsrettede indsatser over tærskelværdierne udbydes som EU-udbud efter afsnit III i udbudsloven. 

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen forsøger at minimere tilbudsgivernes transaktionsomkostninger. Erfaring viser dog, at det kræver mange medarbejdertimer samt indsigt, viden og kompetencer at deltage i et udbud, herunder at kunne afgive tilbud, der kan sandsynliggøre, at din virksomhed kan løfte opgaven på et højt kvalitativt niveau for borgerne. For at sandsynliggøre, at din virksomhed kan løfte opgaven på et højt kvalitetsniveau, er praktisk erfaring med lignende ydelser ofte en nødvendig forudsætning – enten alene, med underleverandører eller i et konsortium.

Har din virksomhed endnu ikke erfaring med beskæftigelses-, uddannelses- eller integrationsrettede indsatser i Jobcenter København, kan du overveje først at deltage i udbud i mindre kommuner. På den måde kan du få erfaring med udbudsprocessen og, hvis du vinder, opnå driftserfaring i mindre skala.

Selvom du er en mindre virksomhed med begrænset erfaring, kan du stadig byde på vores opgaver – og vi opfordrer alle interesserede til at deltage. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen samarbejder allerede med mange leverandører – store, mellemstore, små og mikrovirksomheder. Du kan læse mere om vores leverandører og indsatser her.

Sæt dig ind i dokumentationskravene til udbuddet. Det kan koste både tid og penge at skaffe den nødvendige dokumentation. En serviceattest fra Erhvervsstyrelsen kan fx tage op til 14 dage at få udleveret. For at deltage i udbuddet er det afgørende, at du indsender de rigtige dokumenter til tiden.

Offentlige udbud er en omfattende og kompliceret procedure, som er reguleret af udbudsloven. Loven sikrer gennemsigtighed og ligebehandling, men betyder også at processerne kan opfattes som omfattende og langtrukne. Læs mere uddybende om en typisk udbudsproces i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen her: En typisk udbudsproces i BIF - trin for trin .