7 gode råd: Sådan bliver du leverandør

Det er ærgerligt at blive fravalgt på grund af fejl eller misforståelser i dit tilbudsmateriale. Vi anbefaler, at du sætter dig grundigt ind i udbudsreglerne. Det kan du fx gøre på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. Her findes vejledninger mv. 

For at have de bedste forudsætninger for at give et tilbud er det også væsentligt, at din virksomhed (løbende) er up-to-date på de lovgivningsmæssige rammer for driften af de indsatser vi udbyder under vores relevante lovgivninger. Det gælder bl.a. lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, lov om integration af udlændinge i Danmark (Integrationsloven), lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. 

For at give et egnet tilbud og et tilbud, der har et godt forhold mellem kvalitet og pris, er det vigtigt at sætte sig grundigt ind i udbudsmaterialerne, herunder forstå opgaven og kontraktens karakter. Det er derfor også vigtigt at stille evt. opklarende spørgsmål til udbudsmaterialet i udbudsprocessen. 

Hvis du ikke tidligere har leveret beskæftigelses, - uddannelses, - og/eller integrationsrettede indsatser til Jobcenter København, anbefaler vi at du sætter dig særligt grundigt ind i, hvad et samarbejde med BIF typisk omfatter og hvilke typiske betingelser, der findes i vores kontrakter, da det vil give dig de bedste forudsætninger for afgive et godt tilbud og undgå ”overraskelser” i den efterfølgende drift. Under aftaler kan du se eksempler på nuværende og tidligere rammeaftaler (udbudsmaterialer) til forskellige (del)-målgrupper. 

Læs mere om Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen og Jobcenter Københavns organisation mv.

Alle virksomheder og organisationer kan byde ind på et udbud, men man skal typisk opfylde nogle egnethedskriterier. Vi fastsætter typisk disse kriterier på et niveau, så de allerfleste virksomheder kan være med i konkurrencen. 

Du bliver kun leverandør, hvis din virksomheds tilbud er det bedste eller blandt de bedste – afhængig af hvor mange kontrakter, der skal tildeles i den pågældende udbudsproces. 

For at give dig de bedst mulige forudsætninger for at komme med et godt tilbud, anbefaler vi, at du deltager aktivt i markedsdialogen. Markedsdialogen foregår under forberedelserne af udbuddet og kan bestå af en lang række aktiviteter, herunder bilaterale møder, informationsmøder, dialogmøder og høringsprocesser, hvor interesserede aktører kan stille spørgsmål og kommentere på udkast til udbudsmateriale, herunder udbudsdesign, udbudsbetingelser, kravspecifikation mv. Her kan man også påpege fejl og uhensigtsmæssigheder i det foreløbige udbudsmateriale/design. Vi vil derfor have mulighed for at (gen)overveje vores valg og eventuelt rette materialerne inden en opgave sendes i udbud. 

Aktiv deltagelse og den medfølgende viden, giver dig et bedre udgangspunkt for at skrive dit tilbud, og det sikrer samtidigt en bedre aftale for beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og dermed bedre forudsætninger for et godt samarbejde om indsatsen til borgerne efter udbuddets gennemførelse.

Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen gennemfører løbende lovpligtige udbud af de beskæftigelses, - uddannelses, - og integrationsrettede indsatser og opgaver, som der er behov for i Jobcenter København og som beskæftigelses- og integrationsudvalget i Københavns Kommune beslutter skal varetages af andre end Københavns Kommune. 

Hvis din virksomhed specialiserer sig/ønsker at udvikle en beskæftigelses, - uddannelses, - og/eller integrationsrettet indsats inden for et særligt (niche)område, og hvor vi fagligt vurderer, at del-målgruppen af ledige borgere i målgruppen for jeres indsats/ydelse er meget lille eller fluktuerende i antal, kan det være muligt, at vi i Jobcenter København og Fagligt Indkøb ud fra en samlet vurdering, vurderer, at der ikke er tilstrækkeligt behov for en sådan indsats ift. at udbyde opgaven. 

Når vi indgår rammeaftaler med leverandører, arbejder vi i Fagligt Indkøb loyalt for at sikre, at vi systematisk indkøber indsatser til borgerne over de indgåede rammeaftaler. Ved eventuel nye indsatsbehov undervejs i aftaleperioden prøver vi så vidt muligt at optage nye tilbud til borgerne via ændringer til vores eksisterende rammeaftale. 

Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen indgår dog kun ikke-eksklusive rammeaftaler. Det betyder, at vi også inden for samme lovgivningsmæssige (del)målgruppe/(del)opgave kan vælge at indgå supplerende aftaler enten efter nye udbud eller indgåelse af mindre aftaler under tærskelværdien i udbudsloven (ikke-udbudspligtig), hvis der vurderes behov herfor. 

Alle beskæftigelses- uddannelses, - og/eller integrationsrettede indsatser til ledige over de såkaldte tærskelværdier udbydes som EU-udbud efter afsnit III i udbudsloven. 

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen forsøger at minimere tilbudsgivernes transaktionsomkostninger til det nødvendige, men erfaringen viser, at det kræver en del medarbejdertimer og en vis indsigt, viden og kompetencer for at deltage i et udbud, herunder at kunne afgive gode, kvalitative tilbud, der kan sandsynliggøre at din virksomhed kan løfte opgaven på et højt kvalitativt niveau for borgere og Jobcenter København. For at give et kvalitativt optimalt tilbud er det som oftest en nødvendig forudsætning at din virksomhed (evt. i samarbejde med underleverandør eller som led i et konsortium af virksomheder) har praktisk erfaring med levering de ydelser der udbydes. 

Hvis du ikke tidligere har erfaring med at levere beskæftigelses, - uddannelses, - og/eller integrationsrettede tjenester til Jobcenter København, kan du overveje om din virksomhed strategisk skal prioritere at deltage i udbud i mindre kommuner og dermed i mindre skala, før man evt. deltager i udbud i Københavns Kommune, som har landets største jobcenter. På den måde kan din virksomhed både få erfaringer med selve udbudsprocessen (og det at afgive tilbud), og, hvis din virksomhed vinder en kontrakt, opnå konkret driftserfaring med levering af disse opgaver til en mindre kommune. 

Selvom du er mindre virksomhed med mindre erfaring, kan du naturligvis byde på de opgaver, vi udbyder – og vi opfordrer alle med interesse til at deltage. 

I nogle begrænsede udbud lægger vi vægt på at fremme et bredt konkurrencefelt ved, at der i udvælgelseskriterierne i prækvalifikation lægges vægt på, at der er flere og forskellige typer af virksomhedsprofiler repræsenteret i tilbudsfasen. Det er desuden fast praksis i forberedelsen af et udbud, at vi overvejer og typisk også opdeler en kontrakt (opgave / udbud) i delkontrakter (delopgaver / særskilte udbud) jf. udbudslovens princip om ”opdel eller forklar”. Hvis en opgave/målgruppeområde hensigtsmæssigt kan opdeles i mindre delopgaver, kan det være lettere for mindre og mere specialiserede virksomheder at byde ind på en delkontrakt. 

Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen har aftaler med mange forskellige leverandører – både store, mellemstore, små og mikrovirksomheder. Du kan læse mere om vores nuværende leverandører og leverandørsammensætning på vores beskæftigelses, - uddannelses, - og/eller integrationsrettede indsatser til ledige borgere her.   

Sæt dig grundigt ind i dokumentationskravene på udbuddet, og vær opmærksom på, at det kan koste tid og penge at indhente den nødvendige dokumentation, herunder fx serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, som kan tage op til 14 dage at få udleveret, men som altid skal afleveres ifm. ansøgning eller tilbud i vores udbud. Det er afgørende for din deltagelse i udbuddet, at de rigtige dokumenter er indsendt til aftalt tid.

Offentlige udbud er en omfattende og kompliceret procedure, som er reguleret af udbudsloven. Loven sikrer gennemsigtighed og ligebehandling, men betyder også at processerne kan opfattes som omfattende og langtrukne. Læs mere uddybende om en typisk udbudsproces i beskæftigelses- og integrationsforvaltningen.